Habiendo caracterizado a la universidad como una organización compleja e identificado las actividades y funciones que se consideran esenciales en este tipo de instituciones, podemos comenzar a estudiar las funciones administrativas que constituyen el proceso de planificación, organización, dirección y control. Para esto, abordaremos la etapa de planificación desde una mirada estratégica y luego la relacionaremos con la presupuestación.

La planificación es una de las tareas centrales para gestionar una organización. Esta actividad constituye la primera etapa del proceso administrativo y es la base sobre la cual se asientan los siguientes pasos. Esta tarea consiste en determinar los objetivos y metas que la institución pretende alcanzar y trazar los cursos de acción o métodos que la conducirán hacia esos fines.

Según Matus:

Si el hombre, un gobierno o una institución renuncian a conducir y se dejan conducir, renuncian a arrastrar y son arrastrados por los hechos, entonces renuncian a la principal libertad humana, que es intentar decidir por nosotros a dónde queremos llegar y cómo luchar para alcanzar esos objetivos. La planificación es así una herramienta de las luchas permanentes que tiene el hombre desde los albores de la humanidad por conquistar grados crecientes de libertad (1987: 7).

¿Recuerda Ud. la diferenciación que hacía Chiavenato de los tres niveles de planificación: estratégico, táctico y operativo? En aquel texto, el autor caracteriza a la planificación estratégica afirmando que se relaciona con la adaptación de la organización a un ambiente variable, que está orientada al futuro, que es amplia y que puede ser comprendida como un proceso de construcción de consenso y una forma de aprendizaje organizacional.

La planificación estratégica es global, ya que se refiere a la organización en su conjunto y no a un área o parte. Esta perspectiva adopta un enfoque de sistema abierto porque incluye el estudio de las variables del entorno que se relacionan con la organización e impactan en su accionar. Su horizonte temporal es a largo plazo y, por lo tanto, es necesariamente flexible para atender al dinamismo del ambiente y de la propia organización.

Sin embargo, las particularidades de las universidades, a las que hacíamos alusión en el apartado anterior, determinan que el proceso adopte también cualidades específicas en este tipo de organizaciones. Específicamente, la planificación estratégica asume un carácter participativo en las instituciones universitarias. Tomando a Mintzberg (1999), reconocemos que no existe una concepción unánime acerca del significado del término estrategia.

A fin de aclarar con mayor precisión el concepto,le ofrecemos una síntesis de las principales acepciones de la palabra estrategia, conocidas como las 5Ps de la estrategia.

Las dos conceptualizaciones más difundidas entienden a la estrategia como:

• un plan, una orientación, una guía o rumbo de acción hacia el futuro, un camino para llegar de aquí hasta allí (mirar hacia el futuro), y
• un patrón, es decir, coherencia de conducta en el tiempo (examinar la conducta pasada).

Ambas definiciones parecen ser válidas. Las organizaciones desarrollan planes para el futuro y también determinan patrones a partir de su pasado. A una estrategia podemos llamarla proyectada y a la otra realizada. Por lo tanto, cabría preguntarnos: ¿las estrategias realizadas en una organización siempre han sido proyectadas? Al observar los hechos en las instituciones, podemos darnos cuenta de que no siempre es así. Pareciera que, en las universidades, el rumbo está determinado más por la dirección en la cual se van alineando las acciones individuales o sectoriales de modo autónomo que por la planificación centralizada.

Las intenciones que se realizan por completo pueden denominarse estrategias premeditadas y aquellas que no se concretan pueden llamarse no realizadas. También existe un tercer caso al que podemos llamar estrategia emergente, en que un modelo realizado no fue pretendido expresamente. En éste, se tomaron medidas, una por una, que con el tiempo convergieron en alguna clase de coherencia o patrón (Mintzberg, 1999).
 

En el gráfico, Ud. puede observar la estrategia deseada y luego premeditada como un bloque en el cual la organización parece unida, coherente. De allí se desprenden algunas estrategias que, por distintas circunstancias, pueden resultar no realizadas. En otra corriente, se visualiza la estrategia emergente como un conjunto de diversas acciones, muchas veces aisladas, individuales o sectoriales que, al adquirir coherencia, delinean, junto con la premeditada, lo que finalmente será la estrategia realizada.